박종필, “고수의 보고법”, 옥당, 2015
저자 박종필은 94년 행시 합격 후 줄곧 고용노동부에서 근무 하였고, 책 집필 시기를 기준 20년 이래로 고용노동부의 최장수 기획재정담당관이었을 정도로 기획과 보고 업무에 탁월한 실력을 인정받고 있다 한다. 공무원들 사이에서 ‘보고의 고수’로 불리며 5천 여 공무원에게 보고의 기술을 강의했다.
좋은 책이다. 저자는 실무 경험에서 우러나오는 다양한 예제를 바탕으로 책을 구성하였다. 이 책의 풍부한 예제들을 통해 독자들은 살아있는 보고서 작성 방법을 배울 수 있을 것이다.
책은 본문 6장과 부록 형식의 특강인 “(공무원) 역량 평가 이해하기”까지 총 7개의 파트로 이루어져 있다. 이 중 “1장. 기획 – 스토리를 찾아내는 생각 정리하기, 2장. 쓰기 – 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀어내기, 3장. 편집 – 내 생각을 그려주는 생각 보여주기”는 paper가 바라보는 글쓰기와 편집의 관점과 같기에 간략하게 소개한다. 각 장의 제목은 원문의 범위 내에서 살짝 수정하였다.
나머지 세 개의 장인 “4장. 말하기 – 알기 쉽게 말하는 생각 전달하기, 5장. 훈련 – 종류별 보고서 쓰기, 6장. 훈련 – 상황별 보고하기”도 기관이나 회사 등 단체에서 일하시는 분이라면 충분히 참고할 만한 좋은 글, 풍부한 예제들이다.
저자는 보고서의 기본은 섬세한 글쓰기라며 “상대방의 입장에서 생각” 하라는 지당한 말로 글을 풀어 내기 시작한다.
1장. 기획 – 스토리를 찾아내는 생각 정리법 5
1. 먼저 ‘왜’라고 질문하자
전략 커뮤니케이션 전문가 사이머 사이넥의 말을 인용하며 대다수의 기업이나 개인은 메시지를 설명할 때 무엇을(What)→어떻게(How)→왜(Why)의 순서로 설명하지만, 위대한 리더나 기업은 왜(Why)→어떻게(How)→무엇을(What)의 순서로 설명한다고 한다. 이 글을 왜 쓸까? ‘왜(Why)’를 한 번, 두 번, 몇 번 더 생각하는 섬세함이 결국 나를 스토리를 만드는 사람으로 이끈다.
2. 덩어리로 생각하자
- 첫째 생각 덩어리-Why 1 (검토배경)
- 둘째 생각 덩어리-Why 2 (현황과 문제점)
- 셋째 생각 덩어리-How (해결방법)
- 넷째 생각 덩어리-What (추진계획)
3. 중복과 누락을 없애자
글은 상호 중복이 없어야 하며 전체적으로는 누락이 없어야 한다며, 글로벌 컨설팅업체인 맥켄지의 MECE(Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)의 원칙을 소개한다.
4. 비교하여 좌표를 찾자
비교 분석 방법 두 가지
2002년 ~ 2012년의 우리나라 15세에서 64세 고용률을 살펴보면 ’02년 63.3%에서 ’12년 64.2%이다. 이것을 보고 “우리나라의 고용률은 최근 10년 동안 미세하나마 상승하고 있어 추세상으로는 큰 문제가 없음” 이라는 보고서의 문제점을 지적하며 비교하여 좌표를 찾는 두 가지 방법을 설명한다.
시계열 분석(수직적 분석)과 횡단면 분석(수평적 분석)
같은 책 57쪽의 시계열 분석 선그래프를 보면 문제가 없어 보였던 고용률이 다른 나라들과 횡단면 분석을 한 막대그래프와 비교하니 OECD 평균 이하라는 문제가 뚜렷이 드러난다.
종횡으로 누벼 숨은 의미를 찾아라
복합 비교
60쪽에선 위의 수직적, 수평적 분석 외에도 방사형 차트(레이더 그래프)를 이용하여 연령별, 성별, 국가별로 더욱 세분하여 하나의 그래프로 보고하는 법을 보여준다.
5. 마무리하고 수정하자
글을 보고하는 순간까지 끝까지 보완한다.
2장. 쓰기 – 누가 봐도 알 수 있는 생각 풀기법 5
1. 비문을 쓰지 마라
오탈자를 없애고 문법적으로 정확한 단어와 문장을 써라
2. 길게 쓰면 숨이 막힌다
3. 정보만 나열하면 의미가 안 보인다
- 객관적이라고 능사는 아니다
- 화려함의 유혹에서 벗어나라
4. 원칙만 쓰면 내용이 사라진다
5. 어렵게 쓰면 아무도 모른다
3장. 편집 – 내 생각을 그려주는 생각 편집법 5
1. 마우스를 잡지 말고 자판으로 해결하자
- 단축키 사용: 빠른 편집을 위하여 워드의 단축키를 사용
- 상용구 활용: 자주 쓰는 기호나 단어를 상용구에 등록하여 쉽게 불러와 빠르게 입력하기
2. 헷갈리게 하지 말고 일관성을 유지하자
글자 크기, 모양, 자간, 줄 간격, 문장 앞머리 약물기호, 여백 등 모든 편집 요소를 통일하여야 한다.